Sekretaris Junior

Helo Ladies........

Apa kabarnya hari ini? Semoga Ladies selalu dalam keadaan sehat ya.. (^__^)

Ladies.. kali ini saya akan membahas tentang pekerjaan yang sedang saya tekuni dan lakukan saat ini.(^__^)

Bagi Ladies yang sudah pernah bekerja atau pun belum bekerja, pasti sering atau pernah mendengar kalimat "Nanti biar sekretaris saya saja yang mengatur jadual rapat kita selanjutnya" atau "Ok. Nanti Bapak/Ibu bisa menghubungi sekretaris saya untuk informasi selanjutnya"

Dari potongan percakapan yang saya buat tadi, pasti Ladies sudah dapat menebak apa pekerjaan saya saat ini..(^__^)

Yup!! Ladies menebak dengan tepat sekali... Hohohoho.. Selamat.... /(^0^)... Jadi Ladies pekerjaan yang saya tekuni dan jalani saat ini adalah sebagai seorang sekretaris junior di sebuah perusahaan swasta di Tangerang. Memang melenceng jauh dari pendidikan terakhir saya yaitu dari D 3 Kebidanan kemudian bekerja menjadi sekretaris. Hehehehe....

Beberapa teman saya berfikir sayang-sayang ilmu kebidanan yang sudah saya pelajari selama 3 tahun, tapi menurut saya tidak apa yang penting Halal dan Barokah. Dan...............tidak ada yang mubazir di dunia ini, selama kita selalu mensyukuri dan mengamalkan dengan baik apa yang kita miliki. (^__^) 

Yak.. Balik lagi ke topik utama ya Ladies....

Jadi..... Pada awalnya saya memang agak minder dan takut dalam menjalankan pekerjaan saya ini. Minder karena pekerjaan ini bukan spesialis saya, takut karena saya khawatir tidak bisa menjalankan pekerjaan saya dengan baik. Tapi Alhamdulillah.............. dengan berjalannya waktu dan ada begitu banyak pihak yang membantu saya baik atasan dan teman-teman saya dalam menjalankan pekerjaan ini, akhirnya saya mulai bisa menguasai panggung saya untuk bekerja seperti sekretaris junior pada umumnya. Selain itu tempat saya bekerja sekarang ini begitu baik dan sangat pengertian, karena mau membiayai saya untuk kursus atau mengikuti pelatihan sekretaris selama 6 bulan di Tarakanita College yang ada di Kalimalang agar keterampilan saya menjadi lebih baik lagi dalam menjalankan pekerjaan saya sebagai seorang sekretaris. Alhamdulillah...... (^__^)

So Ladies... sebenarnya apa ya yang dimaksud dengan sekretaris dan seperti apa pekerjaannya...??

Yuk mari kita bahas di blog saya kali ini....................... \(^0^)

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif dari atasan untuk perusahaannya. Sekretaris biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja dan sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

A. Peranan Sekretaris Secara Umum

1. Terhadap atasan :

a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

b. Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

c. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

e. Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.

f. Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

a. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

b. Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

c. Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

B. Tugas Sekretaris

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

a. Tugas rutin, meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

b. Tugas instruksi, meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

c. Tugas kreatif, meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya

a. Tugas administrasi & perkantoran, meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

b. Tugas resepsionis, meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

c. Tugas sosial, meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan atau acara resmi kantor.

d. Tugas insidentil, meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

C. Berdasarkan Kemampuan Kerja & Pengalaman Kerja 

1. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya hanya diberi tugas yang bersifat rutin.

2. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur yang ada.

Nah bagaimana Ladies...?? Ternyata bekerja menjadi seorang sekretaris tidak semudah kelihatannya ya....... karena sekretaris mempunyai banyak peran dan tugas. Menjadi seorang sekretaris harus bisa menjaga penampilan, etika dan perilaku. Percuma rasanya kalau hanya penampilannya saja yang terlihat bagus dan rapih, tetapi tidak memiliki etika dan perilaku yang baik dan sopan.

Kalau menurut pendapat saya pribadi.....

"Semua orang, baik wanita atau pun pria tidak perduli apa pendidikan terakhirnya pasti bisa menjadi seorang sekretaris yang profesional dan handal. Itu semua tergantung bagaimana pribadi kita untuk melaksanakan pekerjaan kita, apakah ada kemauan untuk terus belajar atau menyerah dan selamanya bergantung kepada orang lain".

Karena prinsip saya dalam bekerja adalah.....

"Semua bisa karena terbiasa dan jangan pernah malu untuk bertanya jika memang belum paham tentang pekerjaan kita".

"Salah sekali dalam melakukan pekerjaan itu tidak apa, dari pada tidak pernah salah karena tidak pernah tahu mana hal yang benar untuk dikerjakan".

So.. Ladies.. saya rasa postingan saya hari ini bisa menambah pengetahuan Ladies tentang peranan dan tugas menjadi seorang sekretaris.

Sampai ketemu lagi di postingan saya yang berikutnya ya... Dan semoga Ladies selalu dalam keadaan sehat....\(^0^)

Salam SUKSES selalu.. SEMANGAT!!!? ( 9^0^)9

Referensi :

http://greatsecretary.wordpress.com/2007/02/13/peranan-dan-tugas-sekretaris/

http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html

Special Thanks (^^):

Mr Firdaus HB, Mrs Dian Novalinda, Mr Surya Burhanuddin, Mr Syafriyaldi, Mr Budi Setiawan, Ms Etty Wuriyandani, Ms Endah Lukito Sari, Mr Sahlan dan Keluarga Besar PT Berkah Mitra Kumala serta PT Kumala Wandira

Teman-teman saya di Tarakanita College Ms Sarah Aulia Meirizka, Ms Dian Novita Sari, Ms Meilani Hutagalung, Mrs Fitri dan Keluarga Besar Tarakanita College